Cinco anos atrás, 80 auxiliares de escritório e vendedores da Pilot Travel Centers LLC gastavam, juntos, 3.200 horas por semana identificando e pagando encomendas de milhares de mercadorias, desde barras de chocolate até diesel.
Eles digitavam os pedidos em um banco de dados de contas a pagar e imprimiam milhares de cheques para os fornecedores. Depois de colocá-los em envelopes e colar os selos, eles enviavam os cheques pelo correio.
“Era simplesmente terrível”, diz David Clothier, tesoureiro da empresa, que é sediada em Knoxville, no Estado americano do Tennessee, e opera mais de 500 pontos de parada de caminhões, chamados Pilot Flying J, nos Estados Unidos. “Havia pessoas por todos os lados.”
Hoje, um “robô” de computador — basicamente um software — automatiza essas tarefas. Os fornecedores remetem suas faturas eletronicamente para a Pilot Travel. O software envia os pagamentos e registra cada transação. Por causa disso, a empresa precisa hoje de apenas dez funcionários trabalhando cerca de 400 horas semanais, no total, para pagar fornecedores.
Programas de computador estão dominando os departamentos de finanças das empresas, executando tarefas que frequentemente exigiam uma equipe inteira de pessoas. Grandes empresas como a Pilot Travel, a telefônica Verizon Communications Inc. e a operadora de lojas de videogames GameStop Corp. estão entre as que usam software para automatizar muitas tarefas corporativas de escrituração e contabilidade.
As empresas usam esses programas para economizar tempo e custos com pessoal. Desde 2004, a mediana do número de empregados em tempo integral no departamento de finanças das grandes empresas caiu 40%, de 119 para cerca de 71 pessoas para cada US$ 1 bilhão de receita, segundo a consultoria Hackett Group.
A Verizon reduziu o custo do seu departamento financeiro em 21% nos últimos três anos, em parte por meio de cortes de pessoal. Ela eliminou mais da metade dos seus 200 grupos de apoio (os chamados “back offices”, que cuidam das operações de retaguarda) nos EUA, construiu um novo centro para operações financeiras na Flórida e modernizou outro em Oklahoma. “A automação é um fator importante” para economizar, diz Fran Shammo, o diretor financeiro.
O software ajudou a Verizon, que faturou US$ 127,1 bilhões em 2014, a cortar em 25% as entradas manuais que seus funcionários digitam anualmente em planilhas Excel — de 14 mil para 10.500. O objetivo é cortar outras 1.400 até o fim do ano, chegando a uma redução total de 35%.
A automação está ameaçando substituir levas de funcionários de colarinho branco da mesma forma que robôs mecânicos substituíram operários fabris. Entre aqueles em perigo estão os responsáveis por contas a pagar, analistas de controle de estoque e empregados de contas a receber.
A Oracle Corp. e a SAP SE, entre outras, vendem aplicativos que podem automatizar, transmitir e analisar informações de diferentes unidades das empresas. A tripulação das companhias aéreas que usam o software da SAP pode controlar, com um escâner, o número de copos de papel que trazem para o avião e o sistema vai garantir que esses itens estão corretamente refletidos na fatura, diz Henner Schliebs, vice-presidente da empresa alemã. Não há necessidade de a equipe de contas a pagar da companhia aérea digitar a informação em um computador.
Reduzir os custos da retaguarda é uma velha obsessão dos contadores. Os executivos são mais conscientes das despesas operacionais, particularmente desde a crise financeira, diz Michael Armstrong, diretor da Deloitte Consulting LLP. “As empresas como um todo estão sob um escrutínio muito maior”, diz ele.
As grandes empresas empregam 44% menos funcionários em tempo integral na área de tecnologia da informação e 20% menos profissionais de recursos humanos do que há dez anos, segundo a Hackett, pelo menos em parte porque a automação reduziu o número de empregados necessários nesses departamentos também.
As empresas americanas há muito terceirizaram operações repetitivas e intensivamente manuais, geralmente para países com custos trabalhistas menores. Agora, até mesmo empresas terceirizadas estão usando software para realizar tarefas financeiras.
A GameStop Corp. contrata a Ecova Inc. para pagar e auditar as contas de telecomunicações e energia de suas 4.400 lojas de videogame nos EUA. A Ecova, localizada no Estado de Washington, usa programas de computador para pagar as contas automaticamente, e seus consultores analisam os dados para encontrar formas de reduzir custos. A varejista, que vende US$ 9,3 bilhões por ano, emprega 18 mil pessoas, incluindo 120 na área de apoio de finanças.
Já a firma de serviços de informação Wolters Kluwer NV usa o software Hyperion, da Oracle, para ajudar a fechar a contabilidade de cada trimestre. A tarefa, que costumava levar dez dias, agora toma metade do tempo.
Na Pilot Travel, o número de pessoas que trabalham no departamento financeiro é de cerca de 200, o mesmo que há cinco anos. Mas o número de pontos da empresa subiu de 300 para cerca de 500 nesse período.
“Nosso lema é alavancar computadores, não pessoas”, diz Clothier, o tesoureiro, referindo-se ao foco da empresa na automação de tarefas administrativas.
Fonte- Clipping Fenacon- 7/5/2015- http://br.wsj.com/articles/SB10620601718504804425104580625341004195322?tesla=y
