Muitas empresas optam por terceirizar o seu arquivo morto, situação que geralmente ocorre pela questão de espaço físico ou até por questão de redução de custos para manter um empregado voltado exclusivamente para este tipo de controle.
Algumas dessas empresas terceirizadoras deste tipo de serviços oferecem o armazenamento virtual, digitalizando toda a documentação encaminhada.
Porém, quando tratamos de documentação trabalhista, alguns cuidados devem ser adotados. Existem princípios arquivísticos a serem respeitados, além de outras implicações que podem vir ocorrer em futuro distante quando da necessidade de algum documento solicitado por ex-empregados para, por exemplo, comprovar questões de aposentadoria especial junto à Previdência Social.
Vale aqui ressaltar que na citada digitalização de documentos podem ocorrer falhas, ficando a documentação incompleta em arquivo digital. Outro fator que preocupa é que geralmente quem executa o serviço de digitalização dos documentos, sequer tem noção do que aquele documento pode representar.
Depois de incinerado algum documento importante, sem que exista pelo menos uma cópia digitalizada do mesmo, certamente haverá um prejuízo muito grande para a empresa e também para seu ex-empregado.
Outro fator que também deve ser levado em consideração é o tempo que a documentação deve ficar disponível para a fiscalização, hoje cada vez mais escassa, mas que em determinados casos ainda ocorre.
Documentos relacionados à área de saúde e segurança do trabalho (SESMT), a exemplo de LTCAT, PCMSO, PPRA, PPP, sem falar nas antigas DSS8030 e SB40, podem ser requeridos quando do pedido de aposentadoria especial de alguns empregados, a fim de comprovar se havia ou não os agentes nocivos ensejadores de insalubridade ou periculosidade.
Esse tipo de situação pode ocorrer após 20, 25 anos do desligamento do empregado, dependendo de cada situação específica. Caso essa documentação tenha sido incinerada sem pelo menos ser realizada uma cópia digital, haverá certamente prejuízo às partes envolvidas.
Ainda, havemos de destacar a questão das possíveis reclamatórias trabalhistas, onde o ex-empregado poderá alegar direitos retroativos aos últimos 5 (cinco) anos trabalhados, respeitados os 2 (dois) anos da data de seu desligamento que possui para ingresso da referida ação.
Qualquer documento que venha a faltar para sustentar a tese de defesa será objeto de condenação da empresa para, em muitas situações, pagar novamente aquilo que já havia cumprido regularmente. Vemos cotidianamente exemplos singelos tais como o fornecimento de vale transporte ou vale alimentação, onde a empresa por falta do comprovante de entrega na época devida, acaba por pagar novamente os valores, desta vez acrescida de juros e correção monetária.
Outro exemplo que podemos citar são as fichas de controle de entrega de EPIs que, caso não sejam localizadas na documentação, podem ensejar condenações em danos morais e materiais, relacionados às DORT – Doenças relacionadas ao trabalho, situações de reclamatórias onde geralmente ocorrem alegações de que a empresa não fornecia os EPIs adequados para a neutralização dos agentes insalubres ensejadores de risco.
Desta forma, é muito importante que as empresas que optem por terceirizar seus arquivos, antes de incinerar os documentos que forem digitalizados, faça uma rígida conferência física e virtual, a ser realizada preferencialmente por profissional ligado a área de departamento de pessoal/recursos humanos, que possua o conhecimento técnico necessário para realizar a aferição de toda a documentação e seus respectivos prazos legais para guarda.
Clóvis Alberto Leal Soika, é consultor e advogado trabalhista.
Fonte: Boletim Guia Trabalhista, por Clóvis Alberto Leal Soika, consultor e advogado trabalhista- 03.12.2014; http://www.granadeiro.adv.br/template/template_clipping.php?Id=15042
