Baixa normas e procedimentos que visam à implementação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI no âmbito do Ministério do Trabalho e Emprego – MTE
O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso das atribuições que lhe conferem o art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição, resolve:
Art. 1º Baixar normas e procedimentos que visam à implementação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI como sistema oficial de informações, documentos e processos eletrônicos no âmbito do Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, bem como estabelecer seus procedimentos de gestão de documentos, processos e arquivos.
CAPÍTULO I
DAS DEFINIÇÕES
Art. 2º Para fins do disposto nesta Portaria, considera-se:
I – anexação: união definitiva de um ou mais processos a um outro processo, considerado principal, com vista à continuidade da ação administrativa com a formação de um único processo, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto;
II – assinatura eletrônica: registro eletrônico realizado por pessoa física de modo a garantir autenticidade, integridade e validade jurídica a documentos ou operações em formato eletrônico, podendo ser:
a) assinatura digital: baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil; ou
b) assinatura cadastrada: mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha;
III – autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal:
IV – captura: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo e à anexação de documento arquivístico digital no SEI – MTE;
V – nível de acesso: forma de controle de documentos e de processos eletrônicos no SEI-MTE, quanto à informação neles contida;
VI – credencial de acesso à informação classificada: credencial gerada no âmbito do SEI-MTE que permite acesso a processos sigilosos ao usuário interno em razão de suas atribuições, sendo validada com a confirmação de vinculação do usuário ao setor;
VII – custódia: responsabilidade pela guarda e preservação dos documentos e/ou processos em meio físico;
VIII – digitalização: processo de conversão de um documento em meio físico para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner;
IX – documento arquivístico: documento produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade;
X – documento arquivístico digital: é o documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:
a) nato digital: produzido originariamente em meio eletrônico; e,
b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento em meio físico não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
XI – documento eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização;
XII – documento externo: documento não produzido diretamente no SEI-MTE, independente de ser nato digital ou digitalizado e de ter sido produzido pelo Ministério ou por ele recebido;
XIII – documento interno: documento produzido no SEIMTE;
XIV – documento preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas;
XV – gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à avaliação e ao arquivamento de documentos;
XVI – número do documento: código numérico sequencial gerado para identificar as sequências de tipo de documento;
XVII – número SEI: código numérico sequencial gerado automaticamente pelo SEI-MTE para identificar individualmente um documento dentro do sistema;
XVIII – número único de protocolo – NUP: código numérico que identifica, de forma única e exclusiva, cada processo produzido, recebido ou autuado no âmbito do Ministério, conforme normatização especifica do Poder Executivo Federal;
XIX – peticionamento eletrônico: envio, por parte de usuário externo, de documento, visando formar novo processo, compor um já existente, requerer informação ou solicitar vistas de processo, por meio de ferramenta específica disponibilizada pelo Ministério;
XX – processo eletrônico: conjunto de documentos digitais e nato digitais oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa;
XXI – processo principal: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou decisão;
XXII – unidade administrativa: unidade integrante da Estrutura Regimental do Ministério;
XXIII – unidade de protocolo: unidade administrativa responsável pelas atividades de recebimento de documentos e/ou processo externos, inclusive correspondências, expedição, custódia em fase corrente e transferência ao arquivo central de documentos e/ou processos em meio físico, digitalização, registro no SEI-MTE e tramitação interna dos processos eletrônicos;
XXIV – remessa: ato de envio do documento ou processo para destinatário externo ao Ministério;
XXV – tramitação: movimentação do processo de uma unidade administrativa a outra, por meio do SEI-MTE;
XXVI – usuário colaborador: bolsista, menor aprendiz ou qualquer outro colaborador do MTE autorizado a acessar processos eletrônicos;
XXVII – usuário externo: pessoa física ou jurídica credenciada que tenha acesso ao SEI-MTE e que não seja caracterizada como usuário interno ou colaborador do Ministério; e
XXVIII – usuário interno: servidor e estagiário do Ministério credenciado que tenha acesso ao SEI-MTE.
CAPÍTULO II
DO PROCESSO ELETRÔNICO
Seção I
Das Disposições Gerais
Art. 3º Todos os documentos produzidos ou inseridos no âmbito do SEI-MTE constituirão ou se vincularão a um processo eletrônico, sendo de responsabilidade exclusiva do usuário os seus registros.
Parágrafo único. Os documentos arquivísticos natos digitais juntados aos processos eletrônicos, na forma estabelecida nesta Portaria, serão considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 4º O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em papel, tais como capeamento, criação de volumes, inclusão de termos, numeração de folhas, carimbos e aposição de etiquetas.
Art. 5º O processo eletrônico no SEI-MTE deve ser criado de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:
I – identificação correta do tipo de processo;
II – identificação e registro do interessado no processo;
III – formação de maneira cronológica, lógica e contínua;
IV – possibilidade de consulta a conjuntos segregados de peças processuais, salvo os processos físicos já existentes que forem digitalizados e convertidos em processo eletrônico;
V – permissão para a vinculação entre processos, a ser utilizada nos casos de juntada por anexação e relacionamento; e
VI – permissão para a reclassificação do nível de sensibilidade da informação, como público, restrito ou sigiloso, limitando ou ampliando o acesso.
Art. 6º Os documentos gerados ou inseridos no SEI – MTE deverão ser classificados, conforme o nível de sensibilidade da informação, como público, restrito ou sigiloso.
Seção II
Da Recepção e Digitalização de documentos
Art. 7º O MTE receberá documentos:
I – por meio de peticionamento eletrônico; e
II – excepcionalmente, por meio físico.
Art. 8º Na recepção dos documentos em suporte físico as unidades administrativas competentes para a digitalização poderão:
I – proceder à digitalização imediata do documento original em suporte físico apresentado, devolvendo-o imediatamente ao interessado; ou
III – receber o documento em suporte físico para posterior digitalização, considerando que:
a) os documentos em suportes físicos recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou remetidos ao arquivo, apondo o NUP do processo e número gerado pelo SEI-MTE na parte superior direita do documento; e
b) os documentos em suportes físicos recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após a digitalização.
§ 1º Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade.
§ 2º Documentos arquivísticos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem o limite de captura para o SEI-MTE devem ser mantidos em mídia digital, a qual deverá ser identificada com o número SEI relativo ao Termo de Guarda de Mídia a ser inserido no processo correspondente.
§ 3º A mídia a que se refere o § 2º será encaminhada para a área responsável pelo processo correspondente para análise e posterior envio para o arquivo.
§ 4º Os documentos somente deverão ser devolvidos ao interessado após a lavratura do Termo de Conferência, previsto no § 1º do art. 11 desta Portaria.
Art. 9º Todos os documentos remetidos ao MTE, independentemente da sua forma de entrega, devem ser digitalizados, capturados e autenticados no sistema SEI-MTE.
§ 1º Os documentos recebidos em suporte físico deverão ser carimbados ou etiquetados com registro da data de recebimento pelo protocolo antes de digitalizados e capturados para o SEI – MTE;
§ 2º Os documentos sempre que não referenciados com um número de protocolo já existente, serão autuados como novos processos, aos quais será atribuído um NUP.
§ 3º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, devidamente justificados, a digitalização de processos ou documentos de procedência externa recebidos em suporte físico poderá ser efetuada em até cinco dias úteis, contados da data de sua entrega no Ministério.
§ 4º Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurado incidente para a verificação do documento objeto de controvérsia.
Art. 10. Não deverão ser objeto de digitalização nem captura para o SEI – MTE, exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais:
I – jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento arquivístico; e,
II – correspondências pessoais.
§ 1º A digitalização de documentos deverá:
I – ser efetivada em formato PDF e mediante a utilização da funcionalidade Reconhecimento Ótico de Caracteres – OCR antes de sua inserção no SEI-MTE;
II – ser limitada a duzentas páginas;
III – possuir resolução mínima de 300 dpi; e
IV – ser preferencialmente feita em preto e branco, mas quando necessário em tons de cinza ou colorido.
§ 2º Os documentos com mais de duzentas páginas serão fragmentados em mais de um arquivo eletrônico no momento de sua digitalização.
Art. 11. Após a digitalização e captura para o SEI – MTE, o documento deverá ser submetido a procedimento de conferência e autenticação por servidor público, por meio de sua assinatura eletrônica com emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.
§ 1º Deverá ser lavrado e inserido no SEI – MTE o Termo de Conferência, informando se o documento foi apresentado em original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente por servidor ou cópia simples.
§ 2º Os documentos arquivísticos resultantes da digitalização de originais em suporte físico são considerados cópia autenticada administrativamente.
§ 3º Os documentos digitais resultantes da digitalização de cópias de documentos em suporte físico são considerados cópias simples.
§ 4º No caso de documentos de procedência externa recebidos em suporte físico com indicação de informação sigilosa, ou que digam respeito a procedimentos licitatórios, serão encaminhados à área competente sem violação do respectivo envelope, que procederá com sua digitalização e captura para o SEI- MTE no prazo máximo de dois dias úteis.
Art. 12. Devolvidos os documentos físicos originais, cabe ao interessado conservá-los em seu poder, até o decurso do prazo de cinco anos, para a decadência do direito da Administração de rever os atos praticados no processo.
Art. 13. O Ministério do Trabalho e Emprego poderá exigir no curso do processo, a seu critério, respeitado o prazo estabelecido no artigo anterior, a exibição do original do documento arquivístico digitalizado ou enviado eletronicamente.
Seção III
Da Produção de Documentos
Art. 14. Todo documento oficial produzido no âmbito do MTE deverá ser gerado no editor de texto do SEI-MTE, observandose os critérios de impessoalidade e o uso do padrão culto da linguagem e, especificamente:
I – documentos gerados no SEI – MTE receberão número SEI e, quando aplicável, número do documento; e
II – os documentos receberão numeração SEI – MTE automática sequencial, sem distinção de unidade administrativa, recomeçando a numeração a cada exercício.
Parágrafo único. Quando o documento a ser elaborado exigir formatação incompatível com o editor de textos, no momento de sua captura para o SEI – MTE deve ser utilizado o formato PDF.
Art. 15. Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-MTE, para questões urgentes que não possam esperar o reestabelecimento do sistema, estes poderão ser produzidos em suporte físico e assinados pela autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deverão ser digitalizados conforme definido nesta Portaria, e, quando do retorno da disponibilidade do SEI-MTE, deverão ser imediatamente capturados no sistema.
Seção IV
Da Tramitação
Art. 16. Toda tramitação de processos eletrônicos dar-se-á via SEI-MTE.
Art. 17. A tramitação interna de processos respeitará as especificidades e a estrutura hierárquica das unidades administrativas do MTE.
Parágrafo único. Os documentos digitalizados somente poderão tramitar por meio do SEI – MTE após a lavratura e captura ao SEI-MTE do Termo de Conferência, de que trata o § 1º do art. 11.
Art. 18. Em caso de erro na tramitação de processo eletrônico, a área de destino deverá promover imediatamente:
I – a sua devolução ao remetente; ou
II – o seu adequado direcionamento.
Seção V
Do Sobrestamento, Relacionamento, Anexação de Processos
Art. 19. O sobrestamento de processo é sempre temporário e deve ser precedido de determinação formal constante do próprio processo objeto do sobrestamento ou de outro a partir do qual se determina o sobrestamento, observada a legislação pertinente.
§ 1º O documento no qual consta a determinação de que trata o caput deste artigo, juntamente com seu número SEI e seu teor resumido devem constar do campo motivo para sobrestamento do processo no SEI.
§ 2º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for determinada a retomada de sua regular tramitação.
§ 3º O sobrestamento de processo tratado nesta Portaria não se aplica quando existir norma específica dispondo em contrário, editada pelas unidades administrativas.
Art. 20. O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.
Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma.
Art. 21. A anexação de processos é permitida quando os processos pertencerem a um mesmo interessado e tratarem do mesmo assunto ou correlato, devendo ser analisados e decididos de forma conjunta.
Art. 22. A desanexação de processos poderá ser feita excepcionalmente, por meio de solicitação à Coordenação de Documentação e Informação fundamentada em Termo de Desanexação de Processo, assinado por autoridade competente no âmbito do processo principal.
Seção VI
Do Cancelamento e Exclusão
Art. 23. O cancelamento de documentos considerados oficiais somente é permitido mediante justificativa e autorização da chefia imediata da unidade geradora do documento.
Parágrafo único. O cancelamento será formalizado por Termo de Cancelamento de Documento.
Art. 24. O usuário interno pode excluir documentos desde que não tenha sido assinado ou tenha seu primeiro acesso por usuário de outra unidade.
Seção VII
Da Assinatura Eletrônica
Art. 25. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI-MTE terão garantia de autoria, autenticidade e integridade asseguradas, mediante utilização de assinatura eletrônica, nas seguintes modalidades:
I – assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); e
II – assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário.
§ 1º O uso de assinatura digital é obrigatório para atos de conteúdo decisório ou que necessitem de comprovação de autoria e integridade em ambiente externo, adotando-se, nos demais casos, a assinatura cadastrada, ressalvado o disposto em normas que disciplinem procedimentos específicos no âmbito do Ministério
§ 2º A assinatura digital e a cadastrada são de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
Art. 26. A prática de atos assinados eletronicamente importará aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e da responsabilidade do usuário pela utilização indevida de sua assinatura eletrônica.
Art. 27. Os usuários colaboradores não poderão assinar documentos no âmbito do SEI-MTE.
Parágrafo único. O cadastro de usuário colaborador será efetivado mediante solicitação de sua chefia imediata, que será corresponsável pelas ações realizadas no SEI-MTE decorrentes de tal acesso.
Art. 28. A utilização de assinatura eletrônica importa aceitação das normas sobre o assunto pelo usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido.
Seção VIII
Dos Prazos
Art. 29. Os prazos começam a correr a partir da data do recebimento da comunicação do ato, excluindo-se da contagem o dia do começo e incluindo-se o do vencimento.
§ 1º Para efeito de contagem do prazo mencionado no caput, considerar-se-á efetuado o recebimento da comunicação:
I – no dia em que o usuário efetivar a consulta eletrônica ao teor da comunicação, devidamente registrada no processo; ou
II – não efetuada a consulta referida no inciso I, em dez dias corridos após a data de encaminhamento da comunicação.
§ 2º Considera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil seguinte se o vencimento incidir em dia em que não houver expediente ou este for encerrado antes da hora normal.
Art. 30. Quando o ato processual tiver de ser praticado em determinado prazo, por meio de petição eletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até às 23h59min (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do último dia, conforme horário oficial de Brasília.
Parágrafo único. Considera-se realizado o envio eletrônico de documentos no dia e hora do respectivo registro eletrônico constante no comprovante de protocolo, conforme horário oficial de Brasília.
Seção IX
Da Classificação Arquivística e Avaliação
Art. 31. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda conforme definido na tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo e em procedimentos estabelecidos em norma específica, obedecendo aos seguintes critérios:
I – o arquivamento dos documentos será realizado de forma lógica, iniciando-se a contagem de temporalidade quando todas as unidades nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão diretamente no sistema;
II – os documentos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente; e,
III – os processos e documentos em suporte físico convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo serão submetidos ao mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.
§ 1º Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação de forma que não haja perda ou violação da integridade das informações.
§ 2º O descarte de documentos e processos eletrônicos será promovido pela Coordenação de Documentação e Informação – CDINF, e executado de acordo com os procedimentos legais relativos à eliminação.
§ 3º A Coordenação de Documentação e Informação e a Coordenação-Geral de Informática deverão desenvolver um plano de preservação de documentos digitais, a ser submetido e aprovado pelo Comitê Gestor do SEI-MTE.
Art. 32. Será classificado como restrito, o acesso a documentos preparatórios e a informações pessoais.
Parágrafo único. O acesso a documento preparatório ou à informação nele contida, utilizado como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo, será assegurado a partir da edição do ato ou decisão.
Seção X
Do Pedido de Vistas e Cópias
Art. 33. As solicitações de vistas ou cópias serão dirigidas às unidades administrativas, por meio eletrônico ou presencial.
§ 1º As disponibilizações de acesso deverão obedecer à legislação pertinente ao acesso à informação, bem como às disposições da Política de Segurança da Informação e Comunicações do MTE.
§ 2º A concessão de vistas ao processo não suspende e nem interrompe a contagem dos prazos processuais.
Art. 34. O acesso externo para vistas será disponibilizado por usuário interno:
I – da unidade na qual o processo esteja em análise, em caso de processo aberto apenas na correspondente unidade; ou
II – da área responsável regimentalmente pelo processo, em caso de processo aberto em múltiplas unidades ou concluído.
Parágrafo único. É vedado conceder acesso externo, para fins de vistas a processo, superior a dez dias.
Seção XI
Da Publicação de Documentos e do Boletim de Serviço Eletrônico
Art. 35. O Boletim de Serviço Eletrônico é o veículo oficial de publicação dos documentos gerados no SEI- MTE.
§ 1º O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa, o assunto ou o resumo do teor do documento.
§ 2º Documentos gerados no SEI – MTE que exigirem publicação no Diário Oficial da União – DOU devem ser publicados no Boletim de Serviço Eletrônico somente após confirmação de sua publicação no DOU, indicando em campos próprios o número, seção, página e data do DOU correspondente, de forma a disponibilizar todos os documentos oficiais publicados em página única e própria do SEI-MTE.
§ 3º Para retificação, republicação ou apostilamento de documento gerado no SEI – MTE, deve ser gerado documento por meio de funcionalidade própria do SEI – MTE, relacionado à publicação anterior.
Art. 36. É vedada a publicação de documentos externos por meio de veículos de publicação do SEI – MTE.
Art. 37. A página de publicação do SEI – MTE é pública e aberta para acesso pela internet, sem necessidade de qualquer cadastro prévio.
CAPITULO III
DOS NÍVEIS E PERFIS DE ACESSO
Seção I
Dos Níveis de Acesso
Art. 38. Os processos e documentos incluídos no SEI-MTE devem obedecer aos seguintes níveis de acesso:
I – público, com acesso aos usuários internos, sendo franqueado o acesso aos usuários externos mediante solicitação de vista processual;
II – restrito, quando se tratar de informação sigilosa não classificada; e,
III – sigiloso, quando se tratar de informação sigilosa classificada, nos termos da legislação vigente.
§ 1º Os processos e documentos no SEI-MTE devem, em regra, ter nível de acesso público e, excepcionalmente, restrito ou sigiloso, com indicação da hipótese legal aplicável.
§ 2º O detentor do processo eletrônico deverá, de ofício, segundo legislação aplicável, definir ou redefinir o nível de acesso sempre que necessário, ampliando ou limitando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso restrito ou sigiloso.
§ 3º Em caso de atribuição de nível de acesso “sigiloso”, só será considerado formalmente classificado o documento ou processo que for objeto de Termo de Classificação da Informação, lavrado por autoridade competente.
Art. 39. O acesso aos documentos classificados como sigilosos será limitado a usuários com credencial de acesso.
Art. 40. Será classificado como restrito, o acesso a documentos preparatórios e a informações pessoais.
Parágrafo único. O acesso a documento preparatório ou à informação nele contida, utilizado como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo, será assegurado a partir da edição do ato ou decisão.
Seção II
Dos Perfis de Acesso
Art. 41. Um usuário poderá estar associado a mais de uma unidade administrativa no SEI-MTE, desde que a autoridade competente da outra unidade solicite sua inclusão.
Art. 42. A realocação de usuário em nova unidade administrativa implicará perda de seu perfil de acesso.
Parágrafo único. É de responsabilidade da autoridade competente da nova unidade solicitar acesso compatível com as novas atribuições do usuário.
CAPITULO IV
Da Conversão de Processo e Documento Avulso em Suporte Físico para Processo Eletrônico
Art. 43. A conversão de processos em suporte físico para eletrônico deve obedecer aos seguintes procedimentos:
I – o processo físico deve estar instruído e ser digitalizado em conformidade com o disposto na normatização afeta à instrução documental em suporte físico e nesta Portaria;
II – cada volume deve ter a primeira imagem correspondente à sua contracapa e as imagens subsequentes correspondentes ao restante das folhas;
III – as folhas do processo devem ser digitalizadas obrigatoriamente em frente e verso, ainda que o verso da folha tenha recebido o carimbo “Em Branco”, por não apresentar conteúdo;
IV – cada volume do processo deve ter seu próprio representante digital, correspondente às suas folhas públicas, com folha remissiva nas lacunas relativas às folhas sigilosas, indicando o número da folha onde se encontra o Despacho Ordinatório de sigilo que trata do respectivo intervalo;
V – caso o processo possua mídia fisicamente juntada, o volume correspondente deve ser digitalizado com folha remissiva na folha relativa à mídia, referenciando-a, sendo seu conteúdo compactado, preferencialmente, em um único arquivo de formato padrão ZIP e capturado para o SEI – MTE;
VI – as folhas sigilosas não devem compor os representantes digitais dos volumes, devendo ser digitalizadas e capturadas para o SEI – MTE em arquivos apartados sigilosos, separados em arquivo individual para cada conjunto de documentos sobre os quais incidir a mesma hipótese legal de sigilo e for sujeito a acesso pelo mesmo interessado;
VII – o inteiro teor do processo físico e seus arquivos devem ser capturados para o SEI – MTE na seguinte ordem:
a) arquivos PDFs da digitalização das partes públicas de cada volume do processo;
b) arquivos PDFs da digitalização dos documentos apartados sigilosos; e,
c) arquivos de mídia porventura existentes, na sequência em que foram juntados no processo em suporte físico, independente da indicação do nível de acesso.
VIII – o primeiro documento gerado no SEI – MTE, logo após a captura dos arquivos de que trata o inciso VII, deve ser o Termo de Encerramento de Trâmite Físico, assinado pelo usuário interno responsável pela conversão, no qual será registrada a conversão do processo em suporte físico para eletrônico, conforme modelo a ser disponibilizado pela Coordenação de Documentação e Informação, indicando:
a) o número do processo objeto da conversão e seu interessado;
b) a informação do encerramento da tramitação do processo em suporte físico, sendo vedada qualquer juntada física de novos documentos, para, a partir de então, ter continuidade de sua tramitação somente por meio do SEI – MTE;
c) a informação do número da folha em que se encerrou a tramitação do processo em suporte físico, bem como a quantidade de volumes e de mídias que o compõe;
d) a informação sobre os arquivos resultantes da sua digitalização capturados no SEI – MTE, devendo constar o número de arquivos referentes aos volumes, aos apartados sigilosos e ao conteúdo das mídias;
e) a unidade responsável pela conversão; e,
f) a data na qual se deu a conclusão do procedimento de conversão.
§ 1º O processo objeto da conversão para processo eletrônico deve ser cadastrado no SEI – MTE com seu NUP já existente, incluindo o correspondente dígito verificador – DV, e mantidos o mesmo interessado e data de autuação do processo.
§ 2º O relatório completo do registro do documento no sistema CPRODWEB deverá ser inserido em formato PDF após os arquivos resultantes da digitalização;
§ 3º Aplica-se à conversão para processo eletrônico o disposto nos §§ 3º a 5º do art. 8º desta Portaria.
§ 4º Aplica-se aos procedimentos de conversão para processo eletrônico o disposto no art. 10 e 11 desta Portaria.
§ 5º Os processos convertidos para o formato eletrônico deverão ser imediatamente transferidos ao arquivo.
§ 6º Nos caso em que os processos originalmente em suporte físico possuam apensos, a conversão deverá ser realizada individualmente tanto para o processo principal como para seus apensos, devendo, após a conversão, os apensos serem anexados no SEI – MTE ao processo principal, observado o disposto no art. 21 desta Portaria.
§ 7º Nos casos em que a apensação dos processos originalmente em suporte físico trate de juntada provisória, os processos devem ser convertidos de forma individual, devendo, após a conversão, proceder ao relacionamento entre os processos, observado disposto no art. 20 desta Portaria.
§ 8º Caso o relacionamento de que trata o § 7º implique em dependência de decisão de um dos processos relacionados para o prosseguimento da análise dos demais, deve-se ainda proceder ao sobrestamento dos processos dependentes, observado o disposto no art. 19 desta Portaria.
Art. 44. Aplicam-se, naquilo que couber, as disposições do art. 43 desta Portaria à conversão de documentos avulsos controlados pelo CPRODWEB para processo eletrônico, para fins de continuidade de seu tratamento exclusivamente por meio do SEI – MTE.
§ 1º Somente serão digitalizas as faces das folhas que possuam conteúdo.
§ 2º Em se tratando de documento avulso externo que já possua NUP, o processo eletrônico a ser aberto no SEI – MTE deve ser cadastrado com o NUP já existente, incluindo o correspondente dígito verificador, e mantidos o mesmo interessado e data de autuação do documento como sendo a data de autuação do processo eletrônico.
§ 3º Em se tratando de documento avulso interno, ou seja, que não possua NUP, o processo eletrônico a ser aberto no SEI deve seguir a numeração automática do sistema.
§ 4º Caso o documento avulso possua anexos, deve-se abrir um processo eletrônico para cada documento que possua NUP, conforme o disposto no § 2º deste artigo, ou abrir processo com número automaticamente gerado pelo SEI – MTE para o documento principal protocolado com número interno do MTE, sendo que os demais documentos do conjunto protocolizados com número interno devem ser capturados para o SEI – MTE em arquivos separados dentro do mesmo processo, procedendo-se as devidas anexações de processos em conformidade com o art. 21 desta Portaria.
CAPÍTULO V
DO ACESSO E CREDENCIAMENTO DE USUÁRIOS EXTERNOS
Art. 45. Os usuários externos poderão:
I – encaminhar requerimentos, petições e documentos;
II – acompanhar o trâmite de processos;
III – receber ofícios e notificações; e
IV – solicitar vistas e cópia de processo.
Art. 46. Para a realização do credenciamento de acesso, o usuário externo deverá preencher o formulário disponível no sítio eletrônico do Ministério do Trabalho e Emprego e anexar os seguintes documentos:
I – no caso de credenciamento de pessoa física:
a) documento de identidade e Cadastro de Pessoa Física – CPF; e
b) comprovante de endereço.
II – no caso de credenciamento de pessoa jurídica:
a) documento de identidade e CPF do representante legal;
b) ato constitutivo e suas alterações, devidamente registrado em cartório;
c) ato de nomeação ou eleição de dirigentes, devidamente registrado em cartório; e
d) Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ.
§ 1º O Ministério do Trabalho e Emprego poderá solicitar documentação complementar para efetivação do cadastro.
§ 2º O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível.
§ 3º A autorização do credenciamento de usuário externo e a consequente liberação dos serviços disponíveis no SEI-MTE dependem de prévia aprovação por parte deste Ministério, a qual será concedida somente após o encaminhamento da documentação necessária pelo interessado e a análise do cumprimento dos requisitos necessários ao credenciamento.
§ 4º O credenciamento está condicionado à aceitação das condições regulamentares que disciplinam o SEI-MTE e tem como consequência a responsabilidade do usuário pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais são passíveis de apuração de responsabilidade civil, penal e administrativa.
§ 5º A não obtenção de acesso ou credenciamento no SEIMTE, bem como eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do SEI-MTE, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.
§ 6º Para fins de recebimento de comunicações eletrônicas e interface com o SEI-MTE, o usuário poderá cadastrar até cinco emails.
Art. 47. O credenciamento de acesso importará aceitação das condições regulamentares que disciplinam o processo eletrônico.
Art. 48. São de exclusiva responsabilidade do usuário externo:
I – o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;
II – a equivalência entre os dados informados para o envio do documento e os constantes do documento protocolado;
III – a edição dos documentos enviados em conformidade com as especificações técnicas estabelecidas pelo Ministério, no que se refere à formatação e ao tamanho do arquivo enviado;
IV – a consulta periódica ao endereço de e-mail cadastrado e ao SEI-MTE, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas relativas a atos processuais; e
V – a atualização de seus dados cadastrais no SEI-MTE.
CAPÍTULO VI
DO COMITÊ GESTOR
Art. 49. Instituir o Comitê Gestor do SEI-MTE competente para tomar as medidas necessárias para a implementação, o uso e a sustentabilidade do processo eletrônico e, especificamente:
I – zelar pela contínua adequação do SEI – MTE à legislação de gestão documental, às necessidades do MTE e aos padrões de uso e evoluções definidos no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional;
II – aprovar as propostas de alterações na plataforma tecnológica do sistema e encaminhar ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;
III – monitorar a operacionalização do sistema, bem como propor medidas corretivas necessárias;
IV – estabelecer prazos e cronogramas adicionais;
V – propor a regulamentação de procedimentos a serem observados no âmbito do processo eletrônico;
VI – levantar e priorizar as demandas de melhorias relativas ao processo eletrônico e ao uso do sistema com os órgãos do Ministério do Trabalho e Emprego, assim como promover sua viabilização;
VII – definir os perfis de acesso ao SEI-MTE, tipos de processos e de documentos, estrutura padrão de documentos e demais funcionalidades do SEI-MTE; e
VIII – aprovar seu regimento interno.
Parágrafo único. O Comitê Gestor será composto por representantes a serem indicados por ato do Secretário-Executivo.
CAPÍTULO VII
DAS COMPETÊNCIAS
Art. 50. Compete à Coordenação de Documentação e Informação – CDINF:
I – realizar suporte operacional e orientar os usuários quanto à utilização do SEI-MTE;
II – planejar, orientar, coordenar e supervisionar a implantação do SEI-MTE;
III – orientar, coordenar e supervisionar a execução das atividades de gestão de documentos a partir do sistema;
IV – promover a racionalização da produção documental, em conjunto com as demais unidades organizacionais do Ministério do Trabalho e Emprego;
V – propor ao Secretário-Executivo procedimentos para a recepção de documentos que não podem ser digitalizados; e
VI – promover a capacitação de servidores e colaboradores para utilização do sistema.
Art. 51. Cabe à Coordenação-Geral de Informática – CGI:
I – fornecer suporte técnico e tecnológico às unidades organizacionais para utilização do sistema;
II – realizar as atualizações e manutenções necessárias ao pleno funcionamento do SEI-MTE;
III – gerir o banco de dados do SEI-MTE, implementando procedimentos de back-up diários e de redundância de gravação das informações lançadas no sistema durante o dia; e
IV – promover a preservação, a fidedignidade e a autenticidade dos arquivos digitais registrados no banco de dados do SEIMTE.
Art. 52. Às unidades de protocolo compete:
I – receber, digitalizar, capturar, autenticar e tramitar no SEI – MTE os documentos de origem externa recebidos no âmbito do MTE;
II – transferir os documentos e processos em meio físico recebidos, quando for o caso, às unidades responsáveis para arquivo;
III – realizar a remessa de documentos fisicamente quando não for possível a tramitação eletrônica; e
IV – receber e tramitar todos os documentos enviados ao MTE eletronicamente, por meio do sistema de peticionamento eletrônico, informando ao remetente seu NUP.
Art. 53. Às unidades administrativas do MTE, seus multiplicadores e respectivos dirigentes compete:
I – orientar os usuários no âmbito da sua unidade sobre a utilização do SEI-MTE;
II – verificar se os registros e as movimentações de processos no âmbito da sua unidade estão sendo efetuados de forma adequada; e
III – propor ao Comitê Gestor a inserção de novos tipos de processo e de documento específicos de sua área para serem inseridos no SEI-MTE.
CAPÍTULO VIII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 54. A implantação do SEI-MTE será gradual, cabendo ao Secretário-Executivo definir o cronograma de implantação.
Parágrafo único. O Secretário-Executivo poderá editar normas complementares ao funcionamento e utilização do SEI – MTE.
Art. 55. A partir da implantação do SEI-MTE deverá ser realizada:
I – a tramitação de documentos ou processos exclusivamente por meio do SEI-MTE, exceto nas situações em que isso for inviável ou em caso de indisponibilidade do SEI – MTE, cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo;
II – a conversão de processos e documentos antigos para processo eletrônico, no momento da primeira movimentação realizada ou quando inseridos ou gerados novos documentos; e
III – a publicação de atos de caráter interno exclusivamente pela funcionalidade de publicação de documentos do SEI – MTE, ficando vedada a publicação de documentos externos.
Parágrafo único. O Sistema de Controle de Processos e Documentos – CPRODWEB permanecerá disponível para consulta, ficando vedado o seu uso para registro de novos processos e documentos.
Art. 56. As disposições desta Portaria não se aplicam aos documentos e processos eletrônicos existentes no Ministério.
Art. 57. As dúvidas e casos omissos desta Portaria serão dirimidos pelo Comitê Gestor do SEI-MTE.
Art. 58. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
MANOEL DIAS
Fonte: DOU de 25.09.2015.
