O mais novo projeto do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED é o e-Social. Na verdade, já era para estar implementado desde 2012 e, ao que tudo indica, sua obrigatoriedade terá início apenas no final de 2015, começo de 2016.
Talvez por sua complexidade, várias tentativas de início fracassaram. Isso acontece porque vários órgãos estão envolvidos no projeto e, portanto, compartilham dados, são eles: Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, Ministério da Previdência Social – MPS, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Receita Federal do Brasil – RFB e a Caixa Econômica Federal, que representa o Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS.
O e-Social não é apenas um simples projeto, como muitos pensam, que obriga o envio das folhas de pagamento das empresas para esses órgãos. É muito mais do que isso, representa uma revolução na forma de relacionamento das empresas com os seus funcionários e com esses órgãos. Hoje o envio de informações trabalhistas é feita de forma segregada e sempre de maneira posterior aos fatos ocorridos, exemplo: os dados de admissões e demissões realizadas são enviados por meio de um programa chamado CAGED, que é entregue no mês seguinte à sua referência. As informações do FGTS e do INSS dos trabalhadores também são enviadas no mês seguinte por meio da GFIP. A folha de pagamento com todos os seus detalhamentos não é enviada.
Pois bem, com a chegada do e-Social tudo isso muda, as informações são feitas praticamente em tempo real. Para admitir um funcionário, por exemplo, será necessário o envio de um arquivo contendo dados preliminares de admissão com antecedência mínima de um dia do início da jornada de trabalho e, se isso não for feito a empresa ficará sujeita a multas, que não são nada amigáveis. Vocês devem estar se perguntando: e como saberei que não enviei o arquivo da contratação no período correto? A reposta é simples, agora a folha de pagamento, com todo seu detalhamento, será enviada mensalmente. Portanto, se no envio houver um funcionário que não conste o registro do arquivo de admissão o sistema rejeitará o arquivo da folha e obrigará o envio da admissão em atraso. Se tiver sido enviado em atraso os cálculos da folha não corresponderão aos dias trabalhados e etc.
Outro ponto fundamental é o cruzamento com o registro de ponto que será eletrônico, ou seja, haverá envio do arquivo de ponto que será comparado com as informações de horas trabalhadas da folha de pagamento. No caso de horas extras, por exemplo, o registro está feito no ponto eletrônico e consequentemente terá que estar apontado na folha de pagamento daquele período.
Além de vários cruzamentos no próprio sistema, ainda cruzará com os arquivos da Escrita Contábil Digital – ECD, portanto, salários, horas extras e todas as verbas trabalhistas lançadas na contabilidade devem estar em perfeita harmonia com os lançamentos da folha de pagamento.
Portanto, o e-Social trabalha com o conceito de Eventos Trabalhistas, e para cada evento um arquivo deverá ser enviado em um prazo estabelecido, os principais são: Admissão: até um dia antes, Acidente de trabalho: até um dia depois do fato, Afastamentos e Desligamentos: até 10 dias da ocorrência. Os demais eventos devem ser enviados juntamente com a folha até o mês seguinte. O envio deverá ser feito utilizando certificação digital.
Trata-se de uma grande mudança que está por vir e as empresas devem se preparar para ela. Ponto principal é o saneamento cadastral, ou seja, o cadastro no INSS e no CPF dos trabalhadores devem estar consistidos, caso contrário a empresa não conseguirá enviar nenhum arquivo para o e-Social. Uma funcionária, por exemplo, que se casar e alterar seu nome no Cadastro de Pessoa Física – CPF e não o fizer junto ao INSS, já gerará problema para a empresa no envio do arquivo. É fundamental um “pente fino” no cadastro dos trabalhadores, isso pode ser feito já este ano, no endereço: www.esocial.gov.br, opção “qualificação cadastral”, a opção ainda está em construção, mas, deve estar disponível até novembro.
Fique atento ao prazo, o e-Social entrará em vigor seis meses depois de divulgada a versão 1.2 do manual, em fase de testes, e um ano depois em fase oficial. A divulgação já era para ter saído em julho, foi adiada e pode sair a qualquer momento!
Fonte: JE Online- 20/10/2014; http://www.contabeis.com.br/noticias/20562/e-social-varias-tentativas-de-inicio-fracassaram/
