a) Ato Declaratório Executivo Cogea nº 1/2018: que informa os procedimentos relativos à entrega de documentos digitais de empresas sucedidas pelas empresas sucessoras e à apresentação de manifestação de inconformidade/impugnação, nas hipóteses de processos eletrônicos, atuação de corresponsáveis em processos digitais e inexistência de processo digital ou eletrônico que controle o débito impugnado, além de estabelecer outros procedimentos;
b) Portaria Cogea nº 4/2018: que substitui os anexos a seguir da Instrução Normativa RFB nº 1.782/2018, que dispõe sobre a entrega de documentos no formato digital para juntada a processo digital ou a dossiê digital no âmbito da RFB:
b.1) Anexo I: define e padroniza os nomes de arquivos gerados pelo interessado a serem entregues ou remetidos à RFB. Considerando a praticidade para realizar o processo de digitalização dos documentos por parte do interessado e a celeridade nas operações de juntada desses documentos digitais ao Sistema e-Processo por parte dos atendentes, a nomenclatura utilizada para identificar os arquivos digitais deve-se restringir a estes 4 nomes, além dos arquivos “Read assinado.pdf” e “Sodea.pdf”, mencionados no § 3º do art. 6º e no § 1º do art. 9º, respectivamente, da Instrução Normativa RFB nº 1.782/2018; e
b.2) Anexo II: relaciona arquivos não pagináveis e extensões admitidas para os documentos digitais, para fins do disposto no inciso VI do parágrafo único do art. 1º da Instrução Normativa RFB nº 1.782/2018.
No mais, a norma referenciada na letra “a” também revogou o Ato Declaratório Executivo Coaef nº 7/2016, que dispunha sobre o assunto.
(Ato Declaratório Executivo Cogea nº 1/2018 e Portaria Cogea nº 4/2018 – DOU 1 de 17.01.2018).
Portaria COGEA nº 4, de 15/01/2018
DOU de 17/1/2018. Altera os Anexos I e II da Instrução Normativa RFB nº 1.782, de 11 de janeiro de 2018.
O Coordenador-Geral de Atendimento, no uso da atribuição que lhe confere art. 334 do Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal do Brasil, aprovado pela Portaria MF nº 430, de 9 de outubro de 2017, e tendo em vista o disposto no art. 16 da Instrução Normativa RFB nº 1.782, de 11 de janeiro de 2018,
Resolve:
Art. 1 º Ficam substituídos os Anexos I e II da Instrução Normativa RFB nº 1.782, de 11 de janeiro de 2018, pelos Anexos I e II desta Portaria, respectivamente.
Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação no Diário Oficial da União.
ANTONIO HENRIQUE LINDEMBERG BALTAZAR
ANEXO I
Nomenclatura de Arquivos por Agrupamento de Documentos
Este Anexo define e padroniza os nomes de arquivos gerados pelo interessado a serem entregues ou remetidos à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).
Considerando a praticidade para realizar o processo de digitalização dos documentos por parte do interessado e a celeridade nas operações de juntada desses documentos digitais ao Sistema e-Processo por parte dos atendentes, a nomenclatura utilizada para identificar os arquivos digitais deve-se restringir a estes 4 (quatro) nomes, além dos arquivos “Read assinado.pdf” e “Sodea.pdf”, mencionados no § 3º do art. 6º e no § 1º do art. 9º, respectivamente, da Instrução Normativa RFB nº 1.782, de 11 de janeiro de 2018:
Peticao.pdf
Doc_Identificacao.pdf
Doc_Comprobatorios.pdf
Doc_Comprobatorios.zip ou
Doc_Comprobatorios.rar
Peticao.pdf – Esse arquivo no formato “pdf” deve conter apenas a peça processual relativa ao pedido a ser formulado no processo digital ou no dossiê digital, assinado manual ou eletronicamente pelo interessado ou por seu procurador legalmente constituído. Dentro desse arquivo poderá ter um pedido, requerimento, solicitação, impugnação, recurso, reclamação, manifestação de inconformidade, etc.
Doc_identificacao.pdf – Esse arquivo no formato “pdf” deve conter todos os documentos relacionados à qualificação do interessado e de seu procurador, se for o caso, tais como: contrato social que demonstre a condição de sócio-administrador, ata de nomeação de administrador, documento de identificação pessoal do interessado (tais como: Registro Geral – carteira de identidade (RG), Carteira Nacional de Habilitação (CNH), etc.), procurações, documento de identificação pessoal do procurador (tais como: RG, CNH, etc.). Devem compor esse arquivo, ainda, todos os documentos necessários que comprovem que a pessoa que peticiona no documento contido no arquivo digital “Peticao.pdf” é a pessoa competente para fazê-lo.
Doc_comprobatorios.pdf – Esse arquivo no formato “pdf” deve conter todos os documentos que fundamentem, comprovem e sustentem a petição contida no arquivo digital “Peticao.pdf”.
Doc_comprobatorios.zip ou Doc_comprobatorios.rar – Exclusivamente os documentos que não puderem ser convertidos para o formato “pdf” sem a perda da informação e que fundamentem, comprovem e sustentem a petição, devem ser compactados em um arquivo digital na extensão “zip” ou “rar” e entregues como Arquivo não Paginável a que se refere o inciso VI do parágrafo único do art. 1º desta Instrução Normativa.
Observações:
I – Não deverão ser utilizados caracteres especiais na nomenclatura dos arquivos, tais como: acento agudo, acento circunflexo, cedilha, acento grave, asterisco, til, parênteses, apóstrofo, colchetes, hífen, percentual, cifrão, espaços em branco, barra, etc.
II – Cada arquivo digital no formato “pdf” deverá conter todos os documentos relativos à sua nomenclatura, respeitado o tamanho máximo de 15 megabytes (15.360 kilobytes), devendo o tipo de arquivo que exceder ao seu limite ser fracionado em tantos quantos forem necessários.
III – Cada arquivo não paginável na extensão “zip” ou “rar” deverá conter todos os documentos relativos à sua nomenclatura, respeitado o tamanho máximo de 150 megabytes (153.600 kilobytes), devendo o que exceder ao seu limite ser fracionado em tantos quantos forem necessários.
IV – Os arquivos no formato “pdf” deverão estar em conformidade com o padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A – versões PDF 1.4 ou superior), não conter arquivos anexados, e possuir resolução de imagem de 300 dpi (trezentos dots per inch) nas cores preta e branca.
V – Somente quando a digitalização da documentação nas cores preta e branca acarretar prejuízo para a visualização e interpretação do conteúdo, poderá ser utilizada a resolução de 200 dpi (duzentos dots per inch) colorida ou em tons de cinza.
A nomenclatura dos arquivos deverá obedecer à convenção estabelecida na planilha a seguir. Caso contrário, os arquivos poderão ser rejeitados ou a análise da demanda poderá ser prejudicada:
Tipo de documento Nomenclatura do arquivo Formulário de solicitação de abertura de dossiê digital de atendimento. Sodea.pdf Recibo de Entrega de Arquivos Digitais.
Read assinado.pdf Esse arquivo no formato “pdf” deve conter apenas a peça processual que contém o pedido a ser formulado no processo digital ou dossiê digital. Pode ser um pedido, requerimento, solicitação, impugnação, recurso, reclamação, manifestação de inconformidade, etc.
Se o arquivo digital for superior a 15 megabytes (15.360 kilobytes), deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos sequenciais:
Peticao01.pdf, Peticao02.pdf, Peticao03.pdf, etc.
Caso o arquivo contenha documento assinado eletronicamente deve ser acrescido do sufixo ” – Assinado”. Peticao.pdf ou Peticao assinado.pdf Esse arquivo no formato “pdf” deve conter todos os documentos de qualificação, tais como contrato social que demonstre a condição de sócio-administrador, ata de nomeação de administrador, documento de identificação pessoal do interessado (como RG, CNH, passaporte, etc.), procurações, documento de identificação pessoal do procurador (como RG, CNH, passaporte, etc.), etc. Devem compor esse arquivo todos os documentos que comprovam que a pessoa que peticiona no documento contido no arquivo digital “Peticao.pdf” é a pessoa competente para fazê-lo.
Se o arquivo digital for superior a 15 megabytes (15.360 kilobytes), deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos sequenciais:
Doc_Identificacao01.pdf, Doc_Identificacao02.pdf, Doc_Identificacao03.pdf, etc.
Doc_identificacao.pdf Esse arquivo no formato “pdf” deve conter todos os documentos que fundamentam, comprovam e sustentam a petição contida no arquivo digital “Peticao.pdf”.
Se o arquivo digital for superior a 15 megabytes (15.360 kilobytes), deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos sequenciais:
Doc_Comprobatorios01.pdf, Doc_Comprobatorios02.pdf, Doc_Comprobatorios03.pdf, etc. Doc_comprobatorios.pdf Exclusivamente os documentos que não puderem ser convertidos para o formato “pdf” sem a perda da informação e que fundamentem, comprovem e sustentem a petição, devem ser compactados em um arquivo digital na extensão “zip” ou “rar” e entregues como Arquivo não Paginável a que se refere o inciso VI do parágrafo único do art. 1º desta Instrução Normativa.
Esse arquivo poderá conter um ou mais arquivos não pagináveis mesmo que de tipos diversos. Exemplo: plantas de projetos, planilhas eletrônicas, fotos, vídeos, apresentações de slides, etc.
Se o arquivo digital for superior a 150 megabytes (153.600 kilobytes), deverá ser fracionado em tantos quantos forem necessários, de forma a não ultrapassar esse limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos sequenciais:
Doc_Comprobatorios01.zip, Doc_Comprobatorios02.zip, Doc_Comprobatorios03.zip, etc. ou Doc_Comprobatorios01.rar, Doc_Comprobatorios02.rar, Doc_Comprobatorios03.rar, etc.
Doc_comprobatorios.zip ou Doc_comprobatorios.rar
ANEXO II
Extensões permitidas para arquivos não pagináveis.
Para os fins do disposto no inciso VI do parágrafo único do art. 1º da Instrução Normativa RFB nº 1.782, de 11 de janeiro de 2018, serão aceitos documentos digitais nos seguintes formatos:
I – ARQUIVO, PLANILHA ELETRÔNICA OU DE BANCO DE DADOS, CONTENDO FÓRMULAS OU GRANDE VOLUME DE DADOS OU CUJA CONVERSÃO PARA O FORMATO PDF IMPLIQUE PERDA DE INFORMAÇÃO QUE COMPROMETA A ANÁLISE DO CONTEÚDO, NAS EXTENSÕES:
a).CSV – Coma separated values;
b).ODS – OpenDocument Format – padrão planilha;
c).MDB – Bancos de dados Access (ou.ACCDB);
d).XLS – Abreviatura de Excelent – Microsoft Excel;
e).XLSX – XLS + “X” adicional ref. XML – Microsoft Excel;
f).DWG – Drawing database (ou.DXF).
II – ARQUIVO DE IMAGEM OU DE APRESENTAÇÃO, CUJA CONVERSÃO PARA O FORMATO PDF IMPLIQUE PERDA DE RESOLUÇÃO QUE COMPROMETA A IDENTIFICAÇÃO E A ANÁLISE DO CONTEÚDO, NAS EXTENSÕES:
a).BMP – Imagem Bitmap Monocromático/16 Cores/246 Cores/24 Bits;
b).GIF – Graphics Interchange Format;
c).JPEG – Joint Photographic Experts Group (ou.JPG);
d).PNG – Portable Network Graphics;
e).TIF – Tagged Image File Format;
f).ODP – OpenDocument Format – padrão apresentação;
g).PPT – Microsoft Powerpoint;
h).PPTX – PPT + “X” adicional ref. XML – Microsoft Powerpoint.
III – ARQUIVO DE ÁUDIO, NAS EXTENSÕES:
a).MP3 – MPEG Audio Layer III;
b).WAV – Audio for Windows;
c).MID – Musical Instrument Digital Interface (ou.MIDI);
d).WMA – Windows Media Audio.
IV – ARQUIVO DE VÍDEO, NAS EXTENSÕES:
a).AVI – Audio Video Interleave;
b).MPG – Moving Pictures Experts Group (ou.MPEG);
c).WMV – Windows Media Video;
d).MOV – QuickTime Movie file;
e).FLV – Flash Video (ou.F4V);
f).SWF – Shockwave Flash File.
V – ARQUIVOS.HTML – HYPERTEXT MARKUP LANGUAGE (OU.HTM);
VI – ARQUIVOS COM EXTENSÕES UTILIZADAS EM PROGRAMAS FORNECIDOS PELA SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL (RFB);
VII – ARQUIVO TEXTO QUE CONTENHA PLANILHA ELETRÔNICA, BANCO DE DADOS, IMAGEM, APRESENTAÇÃO, VÍDEO OU ÁUDIO, CUJA CONVERSÃO PARA O FORMATO PDF IMPLIQUE PERDA DE INFORMAÇÃO QUE COMPROMETA A ANÁLISE DO CONTEÚDO, NAS EXTENSÕES:
a).DOC – Abreviação de document – Microsoft Word;
b).DOCX – DOC + “X” adicional ref. XML – Microsoft Word;
c).ODT – OpenDocument Format – padrão texto;
d).TXT – Arquivo Texto Ansi/Unicode/UTF-8.
Observações:
1. Caso seja detectado no momento da entrega arquivo digital em formato diferente dos enumerados nos itens I a VII deste Anexo, compondo arquivo não paginável, a entrega dos demais arquivos digitais (peticao.pdf, Doc_Identificacao.pdf e Doc_comprobatorios.pdf) será inviabilizada.
2. No interesse da Administração Tributária, a RFB poderá solicitar a entrega de arquivo de extensão diferente das enumeradas nos itens I a VII o qual deverá compor um arquivo não paginável.
Ato Declaratório Executivo nº 1, de 15 de Janeiro de 2018
COORDENAÇÃO-GERAL DE ATENDIMENTO
DOU de 17/1/2018. Informa os procedimentos relativos à entrega de documentos digitais de empresas sucedidas pelas empresas sucessoras e à apresentação de manifestação de inconformidade/impugnação, nas hipóteses de: (i) processos eletrônicos, (ii) atuação de corresponsáveis em processos digitais, e (iii) inexistência de processo digital ou eletrônico que controle o débito impugnado, bem como estabelece outros procedimentos.
O COORDENADOR-GERAL DE ATENDIMENTO, no uso das atribuições que lhe confere o art. 79 e os incs. II e III do art. 334 do Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, aprovado pela Portaria MF nº 430, de 9 de outubro de 2017, e nos termos do art. 16 da Instrução Normativa RFB nº 1782, de 11 de janeiro de 2018, e tendo em vista a uniformização dos procedimentos de atendimento ao contribuinte, declara:
Art. 1º Na hipótese de impossibilidade de acesso ao Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) pela funcionalidade “Alterar perfil de acesso” para que atue como sucedida, a empresa sucessora obrigada ao uso do e-CAC para a entrega de documentos no formato digital poderá se utilizar do atendimento presencial da Receita Federal do Brasil (RFB) para a entrega dos documentos digitais relativos à empresa sucedida, acompanhados do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (Read), gerado pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA), assinado eletronicamente com assinatura digital válida e de cópia da tela do e-CAC que comprove a referida impossibilidade, devendo ser observado o disposto na IN RFB nº 1782/2018.
Art. 2º Considerando-se que a solicitação de juntada de documentos deverá ser realizada em processo digital e não em processo eletrônico, o contribuinte obrigado ou o que pretende apresentar a manifestação de inconformidade no formato digital por meio do e-CAC, nos termos permitidos pela legislação, quanto aos processos eletrônicos, deverá comparecer a uma unidade de atendimento da RFB munido do respectivo Despacho Decisório para solicitar a conversão do processo eletrônico para digital.
§ 1º O contribuinte que deseje a conversão de diversos processos eletrônicos poderá se utilizar do formulário de Solicitação de Conversão dos Processos Eletrônicos em Digitais, devidamente preenchido, disponível no sítio da Secretaria da Receita Federal do Brasil, campo Formulários, Grupo: Outros Assuntos > Documentos Digitais > Solicitação de Conversão dos Processos Eletrônicos em Digitais.
§ 2º Após a conversão de que trata o caput, o contribuinte, ou seu procurador habilitado mediante “Procuração para o Portal e-CAC”, com opção “Processos Digitais”, deverá no e-CAC promover a solicitação de juntada dos respectivos documentos, devendo ser observado, no que couber, o disposto na IN RFB nº 1782/2018.
§ 3º Havendo indisponibilidade do e-CAC, o contribuinte obrigado à solicitação de juntada de documentos no formato digital, excepcionalmente, poderá se utilizar do atendimento presencial da RFB, para a entrega dos documentos digitais acompanhados do Read, gerado pelo SVA assinado eletronicamentre com assinatura digital válida, e de cópia da tela do Sistema que comprove a indisponibilidade, devendo ser observado, no que couber, o disposto na IN RFB nº 1782/2018.
Art. 3º O contribuinte obrigado ao uso do e-CAC para a solicitação de juntada de documentos no formato digital ou que pretenda utilizá-lo em processo digital de sua corresponsabilidade, em nome próprio ou por procurador legalmente constituído, deverá se utilizar do atendimento presencial da RFB para a entrega dos documentos digitais, acompanhados do Read, gerado pelo SVA assinado eletronicamente com assinatura digital válida ,devendo ser observado o disposto na IN RFB nº 1782/2018.
Art. 4º O contribuinte obrigado ao uso do e-CAC ou que pretenda utilizá-lo para a solicitação de juntada de documentos no formato digital, quanto ao protocolo de impugnações, quando não há processo digital ou eletrônico que controle o débito impugnado, deverá, munido do respectivo Auto de Infração ou Notificação de Lançamento, solicitar a abertura de processo digital junto ao atendimento presencial da RFB.
Parágrafo único. De posse do número do processo digital, o contribuinte, ou seu procurador habilitado mediante “Procuração para o Portal e-CAC”, com opção “Processos Digitais”, deverá, , no e-CAC, promover a solicitação de juntada dos respectivos documentos.
Art. 5º Os arquivos no formato de compactação “.zip” ou “.rar” não deverão conter documentos no formato PDF, mesmo que tenham sido assinados digitalmente, conforme disposto no art. 2º da IN RFB nº 1782/2018..
Parágrafo único. As solicitações de juntada de arquivos PDF que contenham assinatura digital devem ser realizadas diretamente no e-Processo, por meio do e-CAC, vedada a juntada como arquivos não pagináveis.
Art. 6º Fica revogado o Ato Declaratório Executivo Coaef nº 7, de 17 de maio de 2016.
Art. 7º Este Ato Declaratório Executivo entra em vigor na data de sua publicação no Diário Oficial da União.
ANTÔNIO HENRIQUE LINDEMBERG BALTAZAR
Fonte- http://pesquisa.in.gov.br/imprensa/jsp/visualiza/index.jsp?data=17/01/2018&jornal=515&pagina=53&totalArquivos=168
Fontes: Editorial IOB- 17/1/2018-
http://www.iob.com.br/site/Home/NoticiasIntegra/426084
https://www.legisweb.com.br/legislacao/?id=355595
